Miért utálják az értékesítők a CRM-et?

Nem, nem mindenki utálja, de általában ez a helyzet fordul elő:

Az ügyvezető egy megbeszélésen közli az értékesítővel: „Bevezetjük a CRM-et. Válassz egy rendszert, próbáld ki és kezdjétek el használni.”

Az értékesítő megrántja a vállát, aztán bólint. Megnéz pár YouTube videót, regisztrál egy ingyenes próbát, feltölti az adatokat, elkezdi használni. Pár hét múlva, amikor kérdezik, azt mondja, hogy:

jó, csak nagyon lelassítja a munkát.

Valóban? Már évekkel ezelőtt azt hittem, hogy túl vagyunk azon a lépcsőfokon, amikor tanácsadóként a CRM-használat fontosságáról kell érvelnem.

Aztán csak kapkodom a fejem, hogy annak ellenére, hogy minden vállalatvezető tud a CRM létezéséről, nem fektetnek elég időt a bevezetésébe és az értékesítők képzésébe.

Sőt, még nagyvállalati környezetben is tapasztaltam, hogy vagy egy elavult ügyfélkapcsolati rendszert neveznek CRM-nek, vagy még be sem vezették.

Akkor hát pár gondolattal segítek megérteni, miért éri meg a CRM-et aktívan használni, és hogyan érd el, hogy az értékesítőd valóban használja.

A CRM kötelezővé tétele

Hogy miért utálják az értékesítők? Mert nem látják pontosan a hasznát, és egy adminisztrációs tehernek vélik, ami után senki sem fizet jutalékot. És az értékesítő utál adminisztrálni, ezt én is igazolom.

Az én pályafutásomba úgy 2007 tájékán érkezett meg a CRM, és emlékszem, mennyire feleslegesnek éreztem. És valóban, az még nagyon kezdetleges rendszer volt, de idővel rájöttem, hogy nekem dolgozik.

Hogyan lesz ez jó az értékesítőnek?

Hétfő reggel van. Semmi kedve dolgozni. El lehetne tölteni a laptopnál görnyedve az egész napot, de lássuk be, annak semmi értelme.

Vagy, tudni akarod ügyvezetőként, hogy milyen bevételre számíthatunk még az év végéig, és mi várható az év elején. Hogyan mondod meg ezt egy rendszer nélkül?

Vagy, honnan tudja az értékesítő, hogy kiket kell a héten felhívni? És melyik hívás maradt el?

A CRM segítségével:

1. Minden reggel azonnal látható a prioritás, nem kell post-itet ragasztani
2. Nem marad el ajánlat utánkövetés, hamarabb lesz jutalék
3. Az elveszített üzletekből is lehet tanulni, riportok segítenek
4. Ügyvezetőként mindig látod, mikor mennyi pénz jön be, így heti fél órás megbeszélést megspóroltunk mindenkinek!

A CRM-ben ott sorakoznak a dealek és a feladatok. Látod, melyik ügylettel kell a héten haladni, mi a következő lépés, miből lesz rövid időn belül üzlet, mi a prioritás. Nem kell semmit kitalálni, innentől minden adja magát.

A time management a sales munka egyik legfontosabb pillére. A CRM sokat javít a hatékonyságon, vezényli a munkát.

A CRM nem az értékesítő megfigyelésére való. Hanem abban segít, hogy a vezető is és az értékesítő is ugyanazt lássa. Láthatóvá válik a sok háttérmunka, nem csak 1-1 üzletkötés.

A rendszer működése kitermeli a hasznos mérőszámokat, KPI mutatókat. A platformon pedig már előre látod a pipeline-t, ami egy real-time árbevétel előrejelző rendszer.

Melyik rendszert válaszd?

KKV szegmensben az egyszerű, könnyen paraméterezhető, áttekinthető rendszert válaszd.

Évente közel 100+ értékesítővel találkozom a kurzuson és az egyéni fejlesztések során. A legtöbben mostanában a Pipedrive-ot és a MiniCRM-et használják. Ezek gyorsan beállíthatók, nem igényelnek IT-támogatást, és pár nap alatt meg lehet tanulni mindent.

A Salesforce, HubSpot, Zoho és hasonló integrált rendszerek feleslegesen bonyolultak KKV-használatra.

Hogyan vezess be CRM-et úgy, hogy tényleg használják?

A kötelezővé tételen túl érdemes az előkészítésben és a bevezetésben vezetőként is közreműködni.

3 dolog, ami valóban segít:

1. Beszéljétek át a folyamatot, miben segíti a munkát a CRM. Mindenkinek az az érdeke, hogy semmiről se feledkezzünk meg, az ügyfélkezelés időben megtörténjen. Gyorsabb sales ciklus, gyorsabb jutalék.
2. Állítsd be a saját funnel lépéseidet: milyen lépéseken megy végig egy deal, mikor mit kell tenni, milyen valószínűséget rendeltek az egyes fázisokhoz. Ha a rendszer a valós folyamatot tükrözi, természetes lesz a használata.
3. Adj időt a beleszokáshoz, támogasd a folyamatot, de ne hátrálj ki soha.

És végezetül, ha mindezek ellenére továbbra is ezt hallod: „Dehát ez csak egy adminisztrációs teher!”

Akkor javasold az értékesítőnek, ne adminisztráljon, jegyzeteljen.

Én már évek óta laptoppal jegyzetelek a tárgyaláson, hívások közben. Az elején még lassan írtam, de nekiálltam gyakorolni egy gépelési gyorsító applikációval (pl. keybr.com), hamar bele lehet jönni. A jegyzeteimet mindig átfutom, és már be is dobtad a CRM-be. Vagy egyből oda jegyzetek.

A jegyzetelés pedig az egyik legfontosabb eszköz a salesben, azt bizony hiba megúszni.

Az ügyféllistákat Excelből bármikor fel tudod tölteni. Egyszer persze rá kell szánni az időt, utána minden működik.

AI már a CRM-ben is

Ez az egyik legjobb fejlemény az utóbbi időben: egyre több CRM-hez érhetők el saját AI eszközök, amelyek valóban segítik a munkát.

Összefoglalók a tárgyalásjegyzetekből. Elemzés arról, kinél van nagyobb esély az üzletkötésre (buying intent). Javasolt következő lépések. Automatizált email vagy dokumentum küldés bizonyos trigger esetén.

Sok időt lehet ezzel megtakarítani, miközben egy működő rendszer épül fel.

Ha elakadsz

Szerintem a CRM bevezetése nem igényel külső segítséget, ha van idő és türelem hozzá.

De amikor ezt a cikket írtam, rájöttem, hogy lassan 20 éve vagyok CRM-felhasználó. Sok mindent természetesnek veszek, ami másnak nem az.

Ha vezetőként azt szeretnéd, hogy az értékesítőd valóban használja a rendszert, szívesen segítek bevezetni. Nem előadásként, hanem úgy, ahogy én is tanultam: a saját napi munkájába beépítve, lépésről lépésre.